El mundo de la facturación en España está a punto de cambiar de forma radical el próximo año 2026. Hasta ahora, muchas empresas vienen utilizando programas de facturación sencillos, plantillas de Word o Excel e incluso con los tradicionales talonarios de papel. Pero la Agencia Tributaria ha puesto fecha de caducidad a algunas de esas prácticas.
La llegada de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y, en especial, de la modalidad VERI*FACTU, marcará un antes y un después en la forma de relacionarnos con Hacienda.
Los objetivos principales que persigue el Gobierno son: la reducción del fraude fiscal que provoca la no emisión o declaración de facturas, la modernización y digitalización de las empresas y por otro lado, la reducción de la competencia desleal que se produce respecto de los contribuyentes que cumplen con las obligaciones tributarias.
A quien afecta esta nueva normativa? A empresarios y profesionales obligados a emitir factura por sus operaciones que estén establecidos en territorio español, salvo Pais Vasco y Navarra. Por tanto, con carácter general, no están obligados los arrendadores sin persona a jornada completa para gestión de la actividad, ni los agricultores y comerciantes en recargo de equivalencia salvo que deban expedir con carácter particular alguna factura y lo hagan con un sistema informático.
El plazo comienza el 1 de Enero de 2026 para las empresas que tributan por el impuesto sobre sociedades y el 1 de julio para los empresarios individuales.
La sanción a las empresas obligadas a disponer de un Sistema informático, si este no está debidamente certificado, asciende a 50.000 € por cada ejercicio.
¿Qué es un SIF?
Un SIF es un programa informático de emisión de facturas o tickets que cumple con unos requisitos muy estrictos:
- Las facturas y tickets deberán incluir un código QR
- Las facturas no pueden alterarse una vez emitidas y deben conservarse de forma segura
- Deberán generar registros de las facturas emitidas en formato seguro y normalizado que puedan ser enviados de forma automática e inmediata a la Agencia Tributaria
En otras palabras, un SIF garantiza que cuando se emite una factura se conserve de forma segura sin modificaciones posteriores y dejando rastro seguro de cualquier alteración, permitiendo su remisión y verificación por la AEAT o por cualquier tercero que la reciba.
¿Y qué es VERI*FACTU?
Dentro de los SIF, encontramos la modalidad estrella: VERI*FACTU. Se trata de un sistema en el que cada factura emitida se comunica de forma inmediata a Hacienda. En el mismo instante en que se genera, Hacienda la recibe. Además, esa factura incorpora una mención especial y un código QR que permite verificarla de forma sencilla.
La diferencia con un SIF en modalidad NO VERI*FACTU es clara: en ese caso el software guarda la información y solo la enviará si Hacienda la solicita. Es totalmente legal, pero transmite menos transparencia. Y conviene tenerlo presente: la AEAT sabrá perfectamente qué empresas comunican sus facturas en tiempo real y cuáles no lo hacen.
¿Y que es el famoso SII?
Las empresas que estén informando a la AEAT con el Sistema de información inmediata (SII) no están obligadas a tener un Sistema informático de facturación (SIF), ni a cumplir VERI*FACTU.
El Suministro Inmediato de Información (SII) es un sistema que ya funciona desde 2017 para las grandes empresas. A diferencia de VERI*FACTU, no se centra en los registros de las facturas emitidas solamente, sino que obliga a enviar también los registros de las recibidas (las de proveedores y gastos). Los plazos son breves: por lo general 4 días hábiles para las emitidas y hasta 8 o 15 días para las recibidas.
El SII sigue siendo obligatorio para grandes compañías y grupos, y opcional para aquellas medianas que quieran dar ese paso, en sustitución del SIF-VERIFACTU
Entonces, ¿qué me conviene?
Aquí es donde surgen las dudas. Cada empresa debe valorar su situación:
- Grandes empresas: seguirán obligadas al SII, ya que es el sistema que mejor cubre sus necesidades y las exigencias de Hacienda. Para ellas, VERI*FACTU no es prioritario salvo en casos concretos.
- Empresas medianas: aquí está el verdadero debate. ¿Compensa adherirse al SII voluntariamente o apostar directamente por VERI*FACTU?
- SII significa mayor control, ya que se comunican también las facturas de gastos, dando a Hacienda una visión mas completa. Sin embargo, el envío de información no es inmediato (4 dias) y evita hacer alguna declaración informativa (Modelos 390 y 347).
- VERI*FACTU es más sencillo, porque solo afecta a las facturas emitidas, pero sin embargo da menos margen de error porque el envío es instantáneo.
- Pequeñas empresas y autónomos: lo más recomendable será optar por un SIF con VERIFACTU. Permanecer en “no VERIFACTU” es legal, pero puede dar una impresión de opacidad que a la larga genere más controles de la AEAT.
Negocios que aún usan Word, Excel o papel: deben saber que esos sistemas no son un SIF y por tanto quedan fuera de la normativa. Tarde o temprano tendrán que dar el salto a un SIF homologado.
En definitiva, VERIFACTU no es solo un cambio tecnológico, es un movimiento estratégico que va a cambiar la forma de hacer los negocios. Adoptarlo significa transmitir confianza y transparencia tanto a Hacienda como a tus clientes. El SII seguirá siendo el camino para los grandes, pero para la mayoría de medianas y pequeñas empresas, VERIFACTU es la opción más razonable y moderna. El cumplimiento de la nueva normativa puede hacerse utilizando la herramienta gratuita de emisión de facturas que ha puesto a disposición la AEAT desde hace tan solo unos dias o puede implicar el inicio de la transición tecnológica que se pretende realicen las empresas y que implica la actualización o adquisición de programas informáticos que ya se están ofreciendo en el mercado, que implican un coste mas para el pequeño empresario.
En ETL GLOBAL creemos que adaptarse pronto a este nuevo escenario es clave. Cuanto antes se haga más sencillo será el camino de aprendizaje que supone el proceso de modernización y digitalización. Además, quienes lo hagan transmitirán un mensaje claro de apuesta por la transparencia, la modernidad y la seriedad.
Y recuerda: cada caso es distinto. Por eso, si tienes dudas sobre qué sistema se ajusta mejor a tu negocio, nuestro equipo está aquí para asesorarte y ayudarte a dar el salto con tranquilidad.