Desde el día 17 de Julio de 2023 se ha actualizado la cuantía exenta en el IRPF por compensación de gastos de transporte mediante medios de transporte privado, siendo la cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido (hasta el 16-7-2023 era de 0,19 euros), siempre que se justifique el desplazamiento. A ello hay que añadir los gastos de peaje y aparcamiento que la empresa satisfaga y que se justifiquen.
Recordamos a continuación las dietas exentas en la actualidad:
1. Gastos de locomoción:
– Transporte público: importe que se justifique con factura
– Vehículo del empleado: 0,26 € por Km recorridos, + peajes justificados + aparcamientos justificado
2. Gastos de manutención:
Sin pernocta:
– dentro del territorio español: 26,67€ diarios
– en territorio extranjero: 48,08€ diarios
Con pernocta (en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual):
– dentro del territorio español: 53,34€ diarios
– en territorio extranjero: 91,35€ diarios
3. Gastos de estancia hotelera: Importes que se justifiquen
No están exentos si se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses en un mismo municipio.
En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancía por carretera, no será necesario justificar los gastos de estancia si éstos no exceden de 15 euros diarios si el desplazamiento es en territorio nacional, o de 25 euros por día si el desplazamiento es al extranjero.
ACLARACIONES SOBRE EL CONCEPTO Y JUSTIFICACION DE LOS GASTOS DE VIAJE.
Una de las cuestiones que más actas de inspección ha suscitado es la exención de las dietas de los trabajadores, que como se sabe, suponen un gasto deducible para la empresa y un ingreso exento para el empleado. Las dietas se destinan a sufragar ciertos gastos de viajes, en su triple modalidad de manutención, estancia y locomoción, con la finalidad de resarcir al trabajador de aquellas cuantías en la que haya podido incurrir con motivo de sus desplazamientos fuera de la empresa en el ejercicio regular de su actividad laboral.
Cuando quien paga desgrava y quien cobra no tributa, surgen motivos para la picaresca y desconfianzas por parte del Administración Tributaria, que obligan a prestar atención a las formalidades si no queremos tener problemas.
Estas formalidades implican:
– Cumplimentar siempre una hoja de gastos firmada por el trabajador en la que se indique el lugar del desplazamiento y el motivo
– Acreditación del desplazamiento: algún ticket emitido en el lugar de destino, por ejemplo
– Adjuntar los comprobantes del gasto: tickets o facturas (solo éstas permiten la deducción del IVA)
– Incluir en nómina las dietas e incluirlas en la declaración informativa resumen anual (mod 190) de forma separada las que se han considerado exentas por la empresa.
Ahora bien, la problemática surge cuando la AEAT solicita al empleado la justificación de las dietas exentas, por las que no ha tributado, para comprobar su validez. En estos casos el trabajador puede encontrarse indefenso si no ha conservado los justificantes aludidos. La polémica está servida: le corresponde al trabajador esta justificación, a la empresa, o a la propia Administracion Tributaria?
Esta polémica se ha resuelto recientemente a favor del trabajador, ya que el Tribunal Supremo dictó sentencia (13/10/2022) estableciendo que es la AEAT quien debe obtener los medios de prueba, los cuales no pueden salir de otra parte que de la empresa pagadora, que es al final en quien recae la obligación de justificar.
Recuerda el Alto Tribunal que el propio reglamento del IRPF ya advierte que es el pagador el que debe acreditar su realidad acreditando día y lugar, así como su razón o motivo. Por tanto, no pudiendo exigir la Administración al contribuyente documentos que ya estén en su posesión y haciendo recaer normativamente el deber del pagador de acreditar el día y lugar no puede dirigir al contribuyente más deber que presentar su declaración de IRPF aportando los certificados expedidos por la empresa, que de no resultar suficientes para la Administración para discernir sobre la sujeción o no de asignaciones y dietas deberá dirigirse al empleador para hacer prueba sobre dichos extremos a los efectos de la no sujeción que aquí nos ocupa.
En resumen, las implicaciones de esta sentencia son:
– Los trabajadores solo tienen que aportar como justificante de las dietas exentas el certificado de retribuciones que cada año le entrega la empresa
– Las empresas pueden ser requeridas por la AEAT para aportar estos justificantes, lo cual se puede traducir en una mayor labor inspectora a partir de ahora, por lo que las empresas deben extremar la atención en cuanto a la calificación de las dietas que son exentas y su justificación